Ранее я писал об организации своего рабочего и личного времени и окружения с целью увеличения продуктивности и эффективности выполняемых задач. В одной из этих статей я останавливался на методе Getting Things Done для организации системы дневников, журналов и каталогов задач и информации. Меня периодически пингуют на предмет того, насколько это реально, успешно внедрить GTD, и что для этого лучше использовать, поэтому сегодня я вкратце опишу те инструменты, которые я использую для GTD на текущий момент.
За 2 года использования GTD я успел восхититься, разочароваться и вновь увериться в этой системе. Я испробовал десятки софтин и ручных методов, некоторые из которых я отбрасывал сразу, от других же отказывался по мере нахождения чего-то более удобного. На текущий момент я использую связку Remember the Cow + Evernote + Outlook + Dropbox. Итак, детали:
(“корова”) — таск-менеджер. RTM — это простой и симпатичный планировщик задач. Присутствует как в бесплатном, так и в платном варианте. Я, в силу некоторых вкусных функций, выбрал платный вариант, но в минимальной комплектации (без кучи девайсов для синхронизации) он не нужен. RTM удобен и прост и прекрасно подходит для организации GTD. Для повседневной работы есть веб-интерфейс, который я использую вместе с версиями для iPad и iPhone. Основные фишки и плюшки:
- Мощные настраиваемые фильтры, которые можно сохранить как “интеллектуальные” списки (например, в разделе “Проект X” вы будете видеть задачи с датой завершения не позднее начала следующего месяца и тэгом ProjectX).
- Удобный и быстрый ввод информации.
- Очень приятный и удобный интерфейс в версии для мобильных устройств.
- iCalendar Feeds - на своем айфончике или айпадике задачи попадут в няшный эппловский календарь.
- Добавление задач через Siri на iPhone и iPad.
Это, естественно, не все — только те фишки, которые пригодились мне с моими девайсами. Я использую RTM для списков проектов и задач категорий “Запланированные”, “Следующие действия”, “Отложенные”, “Когда-нибудь” и “Постоянные”. Совет: для веб-интерфейса сразу поставьте плагин для Chrome (не знаю, есть ли он для других браузеров) по отображению списков в боковой панели с каунтерами задач — вид по умолчанию в RTM, откровенно говоря, какашечный.
Альтернативы: из альтернативных таск-менеджеров рекомендую Awesome Note (только для яблочников, к сожалению) — долго сидел на нем и по многим функциям даже жалею, что перешел на RTM. Но RTM мощнее.
Мало, кто не слышал об этом сервисе заметок. Для тех, кто вылез из танка: Evernote — это приложение для текстовых, аудио и иных заметок, с организацией их в систему блокнотов.
Чем хорош Evernote:
- Версии для Windows, веб, iPhone, iPad и многого другого. Естественно, привязанные к одному аккаунту и с полной синхронизацией.
- Поддержка огромным количеством приложений для синхронизации по умолчанию. Например, RSS Feedler для iPad (пользуюсь им для RSS) имеет опцию экспорта контента в Evernote.
- Evernote Clipper — плагин для практически всех основных браузеров, который позволяет отправить в Evernote в виде заметки URL, кусок страницы или всю страницу.
Я использую Evernote как хранилище заметок, идей и иных текстовых материалов, попадающих в GTD под категорию “Справочное”. Это для меня единое место для всей входящей справочной информации. Для сравнения, без подобного инструмента, у вас обычно есть куча закладок в вашем любимом Chrome или Firefox, текстовые заметки и картинки, разбросанные по папкам рабочего компа, то же самое — только в домашнем компе, голосовые заметки на телефоне и бог знает, что еще. С помощью Evernote у вас всегда все в одном месте и доступно со всех ваших девайсов. RSS Feedler и Clipper позволяют мне в один клик сохранять статьи и ссылки на прочтение и будущее пользование в Evernote в один клик, iPhone версия позволяет делать голосовые заметки и идеи. Периодически я обрабатываю блокнот “Входящие”, в котором у меня все это собирается за пару-тройку дней.
3. Outlook. Outlook приходится использовать для рабочих задач и событий. RTM бы тоже прекрасно подошел для этой цели, однако неудобно постоянно отвлекаться и переносить информацию в сторонний инструмент. В Outlook удобно моментально конвертировать письма в задачи, события и встречи. Я использую принцип “пустого инбокса”, позаимствованный у Картмендума.
4. Dropbox. Распинаться про то, что это такое, не буду. Даже танкисты должны были слышать о дропбоксе.
Я использую десктопные клиенты и версии для iPhone и iPad для синхронизации “Справочного”, которое хранить, кроме как в виде отдельных файлов, не получается (книги, презентации и другие файлы).
В заключение о самой системе GTD. Среднестатистический человек, увидев все это добро, скажет, а на черта все это нужно? Все эти списки, категории и т.п. Мой ответ — да, если в этом нет необходимости, то правда — зачем? Симптомы ощущения необходимости в системе, подобной GTD: невозможность удержать в памяти ежедневно обновляемые десятки задач, как на сегодня, так и не месяц вперед; рассеянность; ощущение постоянного стресса из-за переизбытка информации и все в таком духе. ПМ-ам и аналитикам в IT, в отличие от, допустим, программиста, необходимо постоянно иметь организованные списки задачи и планов, чтобы не засыпаться в объеме информации и проектов. Я видел вакансии с пометкой “желательны навыки успешного внедрения и применения GTD” от уважаемых компаний, не говоря уже о навыке “организации и управления рабочим временем”. Теперь… как вы отреагируете, приняв на работу старшего аналитика в команду и постоянно делегируя ему задачи, а через месяц узнав, что он забыл сделать половину из того, что просил заказчик, так как был загружен работой на 3-х проектах и упустил все из виду? Я бы отреагировал жестко:).