Мой GTD: процесс, инструменты и советы

Приветствую!

Ниже я опишу свою реализацию GTD-подхода (Getting Things Done). Я нежно люблю этот фреймворк и пользую его уже более 10 лет. Читатели предлагали поделиться тем, как у меня лично это организовано, и я опишу инструменты, к которым в текущей точке пришел, плюс коснусь тех, которые успел перепробовать. Отвечая на основной интересующий вопрос: да, вполне можно брать мою текущую конфигурацию и, если интересно, пробовать запустить у себя. Но для начала немного о подходе в целом и моей его интерпретации.

Getting Things Done, как гласит Википедия, это методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная в его известной книге «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity». И хоть так и есть, тут все равно веет тренингами личностного роста, успешным успехом и прочим булшитом, а потому опишу, что это для меня. GTD — это некий фреймворк (структура), на котором можно построить учет личных и рабочих задач и информации. GTD не является волшебным пенделем, т. е. чем-то, что поможет делать дела, если к ним не лежит душа или мешают иные эмоции и состояния, конструктором жизненной миссии или гайдом о том, как добиться успеха в жизни. Для меня GTD — это:

а) Способ унять аналитический зуд, который требует все и везде упорядочивать. Если узнали себя, то получите кайф от самого процесса использования этого подхода. Если же вам ближе хаос и спонтанность (без негативных коннотаций — все мы разные), не стоит погружаться в GTD — вполне возможно, что будет мучительно больно.

б) Способ не засыпаться в куче дел и информации. Слоган книги кричит, что GTD — это искусство продуктивности без стресса. Не знаю уж, как насчет совсем без стресса, но то, что снижается негатив от перегруженной информацией обезьянки в голове — это факт. Вероятно не сразу, ибо в подход нужно втянуться и, что отдельно важно и потребует времени, научиться доверять своей системе, но по итогу в этом ключе GTD сильно помогает.

В чем заключается сам подход? Фактически его можно описать одной схемой (см. ниже). Остальное — это всякие советы разной степени полезности о том, как внедрить схему в практику. Логично, что никакая статья о GTD не обходится без этой схемы, поэтому и я ее приведу, но фокусироваться не буду: акцент в этом материале не на том, что такое GTD, а на частной реализации.

Я использую два основных инструмента для GTD: Todoist и Notion.

Notion — это система хранения информации. В моем случае это система цифровых заметок — ответ на вопрос «Где структурированно хранить заметки разного плана?». Аналоги также есть, и я пробовал многие из них — например, долго пользовался OneNote и Evernote. Это отличные системы, но всегда что-то где-то да подбешивало, учитывая, что работать в этих тулах приходится много: OneNote выглядит так, словно его разрабатывали в Палеозое, плюс мобильное приложение имеет какие-то необоснованные ограничения в функционале и баги облачной синхронизации, а Evernote слишком жадный — бесплатная версия постоянно давит ограничением размеров заметок.

При выборе инструмента для меня и для многих, кто работает с подобными системами, важна постоянная доступность, что равно наличию как мобильного, так и десктопного приложений. Веб-версия — не вариант, потому что добавлять туда вещи нужно быстро, а не через открытие браузера и ряд кликов, плюс иногда это еще вопрос наличия сети.

Теперь о самом процессе:

1) Итак, у нас есть «Stuff» или «Входящие» — это постоянно прилетающие дела или информация. GTD построен на том, что обязательно должен быть некий инбокс — место, куда вы это все будете сваливать для последующей обработки. Инбокс работает на то, чтобы вы а) ничего не держали в голове, ибо голова — весьма ненадежное место для долгосрочного сохранения, и б) не думая быстро напихивали туда стафф по мере появления (допустим, у вас в моменте родилась какая-то безумная идея и ее надо быстро фиксануть, чтобы не забыть). Плюс подразумевается, что вы будете регулярно обрабатывать этот самый инбокс. Именно регулярно — когда у вас есть на это время и энергия (Максим Дорофеев называет это «мыслетопливо» в своей книге «Джедайские техники» — это, кстати, вторая после оригинала книжка о GTD, которая сильно повлияла на мою реализацию этого подхода), а не сразу по мере поступления. GTD, вроде как, рекомендует иметь минимальное количество инбоксов, но я этот дзэн, скажу честно, не постиг. Что у меня есть:

- Почта, а точнее почтовый клиент (emClient, т. к. пользуюсь Gmail). В плане почты главная концепция, которой я неуклонно придерживаюсь и которая меня сильно радует — метод пустого инбокса. Сложно уже найти корни тех или иных практик, но это, кажись, взято у Дорофеева, за что ему, как обычно, лютая благодарность. Суть в том, что папка «Входящие» в почте должна служить сугубо инбоксом, о котором идет речь в этом разделе, а не долгосрочным хранилищем писем. После обработки (об этом далее) письмо сразу же должно быть куда-то перемещено — например, в папку «Архив» или в какую-то из тематических, которые вы у себя настроите. И потому любой взгляд на папку «Входящие» — это не скан сотен писем, а ревью 2-5 писем с целью их «разгрести». Никаких флажков, тэгов и прочих наворотов: само наличие письма во «Входящих» означает то, что его нужно обработать. Соответственно, большую часть времени эта папка пуста, т. к. постоянно подчищается.

- «Входящие» в Todoist — аналогично предыдущему, но для того стаффа, который а) приходит не почтой, а по любому иному каналу, плюс имеет оттенок чего-то actionable (сделать, обдумать, запланировать и пр.) — я не смешиваю в едином инбоксе вещи до их классификации на дела и информацию, как на схеме выше, а сразу помещаю либо в таск-менеджер, либо в систему заметок. Выглядит в любой момент времени это как-то так:

Совет: учитывая, что основной способ применения «Входящих», как я выше писал, — быстро и не задумываясь внести что-то, что прилетело в голову или иной канал, отмечу, что сильно помогает кнопочка на Андроид-смартфоне в панели уведомлений, которая позволяет в пару нажатий создать элемент в инбоксе.

- Входящие в Notion — это инбокс для вещей, которые имеют оттенок информации: т. е. не actionable items, а стафф на почитать, посмотреть, сохранить на будущее и т. п. Выглядит так:

Совет: аналогично работе с делами, фишка тут — в скорости и удобстве, а потому две основные вещи, которые позволяют быстро добавить встретившийся кусок информации в Notion (например, веб-страницу), это стандартная для Android-платформы фича Share, плюс плагин для браузера для десктопа, который добавляет кнопочку в браузер для быстрого добавления контента в выбранную папку.

Собственно, эти два инструмента покрывают 90% «входящего» стаффа. Помимо этого я пользуюсь еще парой вещей:

- Watch Later в YouTube — можно было бы сохранять, как и всю прочую информацию, в Notion, но как-то по моим типовым сценариям это удобнее.

- Feedly — для RSS-подписок. Есть набор сайтов, где нужно отслеживать обновления контента (например, BA, UX, фильмы, музыка и прочие тематики). Заходить на каждый из них периодически — долго и нудно. Соответственно, все обновления после подписки падают в RSS-агрегатор, где идут одним потоком. А из него уже потом, если что-то надо отложить для чтения, можно добавлять в Notion через механизмы, описанные выше.

2) Естественно, инбоксы надо обрабатывать — в этом и есть суть GTD-схемы. Периодически (= когда есть свободная минутка и не лениво этим заниматься) я шерстю свои инбоксы — какие-то реже (Notion), какие-то чаще (почта и Todoist).

Для Todoist и почты я пришел по итогу к следующей вариации алгоритма из схемы выше (и сразу обращу внимание, что есть небольшие отличия — я рекомендую попробовать взять схему GTD as is и со временем адаптировать под себя и свои предпочтения):

1. Это что-то, что нужно сделать мне и быстро (займет, условно, не больше 5 минут)? Делаем сразу. У этого есть обоснование: эффорты на то, чтобы записать это куда-то и правильно оформить, не стоят того, чтобы их вкладывать в задачу, которую можно сделать практически моментально.

2. Это что-то, что нужно сделать мне и не быстро?

2.1. Это нужно сделать скоро или это привязано к дате? Если да, то задачу я сразу планирую на какую-то дату: сегодня, завтра, послезавтра и т. п. Такие задачи идут в Todoist в раздел «Задачи к дате» с датой выполнения и, вероятно, временем:

Отмечу, что это не единственное место, куда приходится смотреть для того, чтобы понять расписание и запланированные дела. Я пользуюсь также Google-календарем для встреч, которые по специфике работы планируются мной или другими в календаре. Между Todoist и Google-календарем есть синхронизация и можно было бы унифицировать такие задачи либо там, либо там, но как-то эта парадигма не прижилась — мне несложно заглянуть в оба места.

2.2. Если что-то нужно сделать не очень скоро и это не привязано к дате (то бишь «при случае», «терпит» и т. п.) — такая задача идет в раздел «Задачи без даты» без, соответственно, даты выполнения, и подобные задачи отображаются там обычным сплошным списком, вне календаря. Сценарий такого списка обычно таков: если нечем особо заняться и есть время закрыть задачи, ждущие закрытия, открываю список, окидываю взглядом, выбираю — делаю.

Совет для 2.1 и 2.2: не стоит недооценивать «правильную» формулировку задачи. Как пишет Максим Дорофеев, «Правильная формулировка задач призвана снизить интенсивность мыслительной жвачки». Суть в том, что когда вы будете ее выполнять, в идеале она не должна никак напрягать мозг (в отличие от этапа, когда вы обрабатываете инбоксы) — вы должны глянуть на ее формулировку и сделать. Т. е. что рекомендуется в плане формулировок (и я стараюсь этого придерживаться, хоть и с переменным успехом):

- Не трактовать проект как задачу (о проектах — ниже). Например, «Отремонтировать машину» — это не задача. Когда вы во вторник с утра глянете на этот пункт в календаре, вам придется снова думать (так а что конкретно сделать надо-то?). А «надо думать» часто приводит к «прокрастинировать и откладывать задачу на потом».

- Не пропускать важные детали. Например, «Позвонить Коле». Вы точно вспомните сходу, зачем, или опять надо думать/искать?

- Использовать глаголы, указывающие на конкретное действие. Прямо как в юз кейсах, ага. Ну то есть, если у вас будет задача «Письмо от Маши», то это что? Прочитать, переслать, обработать? И снова надо думать, а потому снова в голову могут закрасться мысли о том, а не пошло ли в баню это письмо от Маши.

2.3. Задача/идея является (или вероятно является — кто его знает, что там будет через год) actionable в долгосрочной перспективе и не привязана к дате (т. е. это что-то «совсем на потом») — идет в раздел «Идеи (когда-нибудь)», где они так же, как и в предыдущем пункте, идут сплошным списком.

3. Это что-то, что надо/можно делегировать? Идет как делегированная задача в раздел «Ждем». В задаче в виде префикса указано, кто её делает.

Совет: если для задачи актуально пингануть человека (узнать, как там с задачей дела, напомнить и пр.), то она обязательно идет с датой выполнения (= дате пинга) и, соответственно, будет также отображаться в календаре. Если даты пинга нет, то в том, чтобы задачу не упустить, поможет weekly review — об этом чуть позже.

Для Notion (т. е. для информации) подобный разгреб инбокса — это анализ того, нужна ли заметка для долгосрочного сохранения (например, это чеклист для будущих повторяющихся дел, какой-то reference item на будущее, статья, чтобы поделиться с другими, и пр.), и фактически это решение «выбросить» или «перенести в правильный информационный раздел».

3) В GTD также есть такое понятие, как Проект. Проект — это не атомарная задача, а набор действий, у которого есть некая итоговая цель. Например, «Ремонт машины» — такая инициатива будет включать в себя не один простой шаг, а несколько.

У меня проекты делятся на условные две категории: те, которые активно обдумывать заранее не надо, и те, которые в моменте появления можно описать, как «А хз, что там делать надо — нужен план». Например, проект по обучению группы: его мне обдумывать и планировать заранее не нужно — я вполне себе представляю, что такой проект в себя включает и как он будет идти. Соответственно, планировать я буду по мере продвижения этого проекта в режиме «ок, какой там следующий шаг», и моя задача состоит только в том, чтобы добавить его как способ группировки/маркировки задач в Todoist. Для этого я использую Метки (тэги):

Если проект нужно усердно обдумать, то при случае какое-то время уделяется этому. Я обожаю карты памяти (mind maps), а потому любое планирование проектов делаю в виде таких карт. В плане инструментария я пока еще не отыскал любимый (и желательно бы бесплатный, ага), но в моменте пользую EdrawMind. То, что получается по итогу брейнсторма, разношу по разным категориям задач и информации в Todoist и Notion. Касательно того, как планировать подобные личные проекты, рекомендую почитать в упомянутой книге Максима Дорофеева — там есть ряд отличных советов по тому, как делать это не сильно насилуя свою думалку.

По итогу, если говорить про Todoist, я пользую его немного криво: то, что там называется проектами, я использую как категории, описанные выше, а для проектов используются тэги — так мне лично удобнее в плане навигации.

Что мне еще нравится в Todoist:

1. Доски в категориях, которые можно использовать как подразделы. Например:

2. Очень удобное добавление задач. Откуда бы вы ни добавляли задачу (девайс, десктоп, веб, виджеты разного плана), все можно сделать в текстовом режиме: «@» для выбора/создания тэга (то бишь проекта), «#» для выбора категории при вводе, плюс отдельно отмечу ввод текстом срока и его распознавание, причем не только конкретных дат, а слов «завтра», «послезавтра», «каждый понедельник» и многих других.

4) Важная (= обязательная) для меня практика, за состав которой очередное большое спасибо Максиму Дорофееву, это weekly review. Weekly review — это способ закрыть личные косяки в ведении GTD в течение недели.

У меня в календаре есть повторяющаяся по воскресеньям задача Weekly review. Это задачка на минут 20-30, которую можно делать в той обстановке, где кайфово этим заниматься — например, валяясь вечерком на диване. В Notion у меня есть чеклист, по которому я иду и постоянно сверяюсь с тем, что в рамках этого review надо сделать:

1. Все ли источники входящих обработаны (почта, Telegram, Todoist, Notion, соц. сети и пр.)?

Тут я прохожу по всем каналам входящих дел и информации за неделю и проверяю, все ли было обработано: перечитываю или сканирую все поступившие сообщения в почте, мессенджерах, соц. сетях, плюс проверяю все инбоксы на предмет того, что все учтено (сделано, зафиксировано как задачи/проекты, разнесено по категориям, сохранено в нужных информационных разделах). Крайне полезный пункт, потому что периодически натыкаешься на «блин, забыл ответить», «забыл создать задачу по этому поводу», «не сохранил как полезную информацию на будущее» и т. д.

2. Все ли задачи в списке задач все еще надо сделать?

Список задач — это «Задачи без даты». Окидываю список взглядом и если для какой-то задачи подошёл срок «надо сделать», это кочует в «Задачи к дате» с датой выполнения. Если что-то перестало быть значимым по какой-то причине — подчищается.

3. Cписок проектов: есть ли проекты без задач?

Если есть проекты без задач, то проект либо закончен, либо там осталось только пассивное реагирование на входящие по нему вещи, либо забыл добавить следующие проектные шаги — соответственно, проект можно с чувством кайфа отметить как выполненный, либо накидать по нему еще задач.

4. Задачи, завершенные на неделе: надо по ним что-то еще сделать?

Как и первый пункт, этот для меня очень полезен. Я иду в лог выполненных задач и прикидываю по каждой, есть ли у нее follow-up. Например, есть выполненная задача «Написать заметку» — о, круто, а следующую когда будем писать? Такой анализ может запросто породить кучу новых планов.

5. Ревью календаря: запланированы ли задачи, которые нужно выполнить на следующей неделе?

Тут все просто: изучаю календарь на неделю (Todoist и Google Calendar) и прикидываю, что за неделька ждет впереди. Вероятно, что-то перепланируется в плане загрузки. Вероятно, вспоминаю, что надо сделать еще ряд вещей, и добавляю их в список.

6. Ревью всех остальных списков: собственно, это «Ждем» и «Идеи (когда-нибудь)» — просто посмотреть на эти вещи и подумать, актуально ли еще их место в текущем виде в списках.

В целом, подход к GTD у меня таков. И даже спустя годы он работает у меня с багами: в одни моменты бывает крайне лениво тянуться к телефону и фиксировать полезные мысли, в другие — забывается weekly review или или планирование привязанной к дате задачи. Однако он достаточно надёжен, чтобы я доверял своей системе, т. е. у меня редко болит голова о том, чтобы чего-то не забыть и не упустить: я знаю, что меня ждут списки, в которых уже все зафиксировано, если я об этом думал ранее. Могу выделить два недостатка, которые весьма условны и едва ли многие назовут их таковым:

- Поддержка всего этого, как понимаете, занимает время. Я бы сказал, что если вы ведете и ревьюите все эти списки и вас это неиллюзорно напрягает — бросайте и ищите то, что будет по душе. Мне, как я уже писал, в кайф заниматься подобной систематизацией, и сам процесс закрывает потребность "дайте мне уже что-нибудь упорядочить".
- Это расслабляет. Я уже сжился с этим подходом и не могу представить себе жизнь без всех этих списков и алгоритмов. Единственное, что осталось в виде туманных воспоминаний, это то, как я пытался удержать в голове подобные вещи, и сколько сил, пусть и неосознанно, тратил на это. Когда голова планомерно очищается от фонового процесса "Крутить по кругу незаконченные дела и важную информацию ", высвобождается мыслетопливо, которое надо куда-то пустить, плюс исчезает состояние постоянной мобилизации, вызываемое этим процессом.

Кстати, в Todoist у меня уже 35709 закрытых задач и статус "Гроссмейстер" — такая вот интересная метрика 😊